科学管档案 规范用资源
济阳县国土资源局创建档案工作科学化管理示范单位
2015年11月06日 来源：
齐鲁晚报
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济阳县国土资源局档案消防安全培训会。
国土资源局土地档案整齐排列。
济阳县国土资源局消防演练现场。
为全面加强和持续改进档案管理工作,切实提升档案工作的科学化管理水平,根据中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,以及《山东省档案工作科学化管理规范》及其测评办法,济阳县国土资源局积极开展了档案工作科学化管理示范单位创建工作。在全体人员的不懈努力下,档案工作“制度化、规范化、科学化、信息化、人才化”水平显著提升,存史、育人、资政作用充分发挥。
夯实基础 完善体制
2014年,济阳县局档案工作在2010年晋升为“省特级档案室”的基础上,以“强化基础、创新提高、奋发有为、争创一流”为工作目标,全局上下进一步统一思想,提高认识、攻坚克难,开拓创新,使档案工作有了跨越性的发展。自2011年—2014年先后四次被评为“全县档案工作先进单位”,特别是数字档案馆室一体化和档案信息化软件的运用,使档案工作走在了全市国土资源系统的前列。
县局领导高度重视档案管理工作,始终把档案工作作为全局的一项重要工作来抓。健全领导机制,制定档案管理目标责任制,将档案管理工作纳入全方位目标管理考核,把考核情况与档案人员及相关人员的年度奖惩挂钩,增强了档案管理工作的责任感和使命感。
把档案室从办公室分离出来,建立专门的档案室。成立档案工作领导小组,档案鉴定领导小组,抽调有档案工作经验人员任专职档案员并配备兼职档案员,各科室、国土所均配备了一名兼职档案员,对本单位的档案进行统一管理。
改善环境 完善制度
档案管理的现代化是搞好档案工作的先决条件。近几年来,单位每年拿出一定的财力用于档案工作条件的改善。专门设置了面积为86平方米的档案库房,配备了阅览室,做到了库房、阅览室、办公室三室分离。
投资70余万元购置了档案专用密集架,使档案资料全部上架保存,按照档案升级的要求,购置新的计算机、打印机、复印机、刻录机、空调、消毒灭菌机、除湿机、灭火器、吸尘器、防磁柜等设备。
目前,库房能容纳单位的全部档案并留有一定余地,档案室达到“九防”要求,专门设置并装修了荣誉室,使单位的档案管理条件逐步走上了规范化的管理轨道。
为不断提高档案管理水平,依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及《山东省档案工作科学化管理规范》,根据档案业务管理部门的要求和工作实际,不断修订和完善一系列档案工作制度。
档案管理方面对归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、借阅、设备维护使用、重大活动登记等制度进行了补充完善；还制定了《济阳县国土资源局灾害应急预案》,并组织有关人员进行了演习,提高了档案保护意识和应急能力；根据国家档案局第8号令,修改和完善了《济阳县国土资源局机关文件材料归档范围和保管期限规定》,并就相关内容对全局档案员进行了专题培训。
同时,将各项制度严格落实到岗、到人,上墙公示,从而保障了工作到位,责任到人,档案工作建立起良好运行机制。
强化培训 提升水平
档案工作业务性强、技术性高,档案员自身业务素质的高低,直接关系到档案整理工作的成败。单位十分重视档案人员素质的提高。近年来,积极组织专兼职档案员到有关先进单位实地参观学习,取其之长,补己之短；多次邀请市档案局和县档案局的领导进行业务指导。
档案整理工作涉及的资料多、内容杂、头绪乱,是一项细致而又复杂的系统工程。我局认真贯彻《中华人民共和国档案法》的基本原则,本着对历史和未来高度负责的精神,对档案工作一直常抓不懈,在保持省特级的基础上不断提高完善,档案工作取得了长足发展。
2015年,将晋升“档案工作科学化管理示范单位”作为工作目标,在单位人员非常紧张的情况下,为加大工作力度从局机关抽出2名有档案工作经验的人员进行档案整理,并从社会上聘请5名做过档案工作和打印熟练的人员进行了材料的整理和档案程序输入,自3月份起,档案室工作人员主动放弃节假日休息时间,每天加班加点,对室藏的文书、业务、科技、实物、声像、电子等各类档案资料进行了全面整理。
续编各类编研材料；建立机读目录,实现了所有室藏档案的自动化检索；从局机关到各国土所重新更换了档案盒,以保证档案的完整性和统一性。
截至目前,档案室共整理文书档案134卷、3256件,业务档案8572卷,会计档案294盒,基建档案15盒,设备档案41件、实物档案125件,照片档案17盒,录音录像档案33盒,光盘87张,电子文件88976件。2006年前的纸质档案和电子档案全部按要求移交进馆。
充分运用 创新服务
各种门类、各种载体的档案均集中在综合档案室统一管理,每年按时归档,对档案的接收进行严格的验收并办理交接手续。档案室室藏档案,在归档材料质量、收集齐全程度、移交时限等诸方面均符合《山东省档案工作科学化管理规范》的要求。
档案人员定期对库房内档案文件的保管情况进行检查,并在每年度归档完毕后,编制《归档文件目录》、《文件字号索引目录》。在做好借阅登记和利用效果登记的基础上,编印了《档案利用效果实例汇编》。
在打击土地违法,合理利用土地,维护《土地管理法》、县志的编写和经济建设中,档案资料都发挥了不可替代的作用。特别是在2014年房产证过户新规定中,档案资料作为办证依据起到决定性的作用,使“死档案变为活信息”,提升了为民服务的能力。
今年为法院系统查阅有关信息1万多条,信息化建设水平不断加快,使涉地纠纷案件得到有力解决。
2015年济阳县国土资源局、济阳县档案局、济阳县文联联合举办纪念“国际档案日 全国土地日”宣传月活动,并印制图文并茂的宣传手册5000份。印制《珍惜土地资源 节约集约用地》画册并得到省局和市局的肯定。
为使档案工作与当前经济发展联系更加紧密,增强人民保护土地、节约用地意识,拍摄微电影《十年河东 十年河西》并上报国土部及省厅、市局,1部微电影、2部动漫广告在全省国土系统评比中分获一、二、三等奖,我局还因此获得优秀组织奖。
2014年获得“山东省国土资源系统节约集约模范县”、“山东省国土资源系统依法行政先进单位”荣誉称号,2015年被省厅推荐为国土部“六五”普法先进单位。为使节约用地意识更加深入人心,增强社会影响力,正在积极争创全国节约集约模范县,有关材料已上报国土部审核。
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