山东省青岛市崂山区沙子口街道办事处 辛晓丹
近年来,街道档案管理站立足实际,不断创新,对街道档案服务于街道经济和社会发展作了一系列有益探讨,在一定程度上促进了街道档案工作的全面发展,发挥了积极作用。但是,我们也充分认识到档案工作仍未充分发挥贴近群众、近距离为群众服务的作用。虽每年联合区文件中心举办过多次“送文件下乡”活动,但因出入机关办公大楼要履行严格的登记手续,且档案材料只对机关各部门开放,没有一个对外查阅利用的窗口,街道的档案工作仍给群众以一定的距离感和神秘感；另外,机关内部日益增长的档案材料数量同有限有档案库房之间的矛盾也凸显出来,成为街道档案工作亟待解决的重大问题之一。这种单纯的对档案进行保管而缺乏利用服务的档案管理模式,已不能适应时代发展的要求,必将被淘汰,因此,建立新型街道综合档案信息服务中心势在必行。
在市、区档案局的帮助和指导下,街道投入20多万元,在全市率先建立了集街道档案综合管理、村(社区)档案室街管、已公开政务信息服务、开放式展览教育为一体的新型街道档案信息服务中心,并将现行公开档案材料查询点纳入综合便民服务大厅统一管理,使其成为便民服务窗口之一。这种嵌入式的档案管理模式已成为展示街道历史文化、方便居民利用、服务区域发展的窗口与桥梁,使档案服务工作更加贴近群众、贴近中心、贴近时代。
在中心建设过程中,我们主要从以下方面进行探索:
一、加强领导,落实责任
为推进中心建设提供保障
(一)人力保障
街道首先成立了以分管副书记为组长,党工委办主任为具体责任人、街道档案员等为主要责任成员、各职能部门负责人为兼职成员的档案管理小组。小组负责对中心的建设模式、场地设置、基础设施配备、资金投入、人员设定、具体业务指导、整体工作推进等进行全面的规划、制定方案、组织实施、保证落实。要求首批参与的部门按照要求,分工负责清理整理本部门的档案材料并进行著录。街道两委多次召开专题会议,研究解决工作中遇到的资金、场地等问题。分管领导亲自抓协调、党工办主任具体抓落实,档案员抓业务,形成了自上而下、分工把口、齐心建档的工作合力,为高效推进中心建设提供了关键性的人力保障。
(二)制度保障
中心工作要做到长期、有效和可持续发展,就要着重在制度建设上下功夫。为此,街道建立了与“中心”档案相适应的人员岗位责任制、档案工作制度、管理考核办法等一整套档案管理制度,并把对部门档案工作的考核纳入机关、部门、社区工作考核中,与奖惩挂钩,极大地提高了全员工作的积极性和主动性。
二、突出重点,把握关键
全面推进中心建设
有了人力和制度的保障,就可以根据事前制定的计划,按步骤进行中心建设。在整个建设过程中,要始终保持传统与开拓创新有机结合,主要做以下几个方面的工作:
(一)加大机关各部门档案收集力度,拓展中心的管理范围
中心基础设施完成后,为实现将街道各职能部门档案统一纳入中心管理的目标,改变站、所、中心的重要业务档案分散管理的现状,我们按照计划要求,由街道档案中心主要负责人和档案员,组织各部门统一向中心逐家移交档案。不到10天的时间,顺利完成了此次参与的8个部门、2个社区、以及街道综合档案室的档案移交接收工作,并将中心的保管范围延伸到为社区代管,将辖区内经济薄弱、档案保管条件差的2个社区的档案进行代管。既为社区安全管理档案提供了良好环境,又为社区节约了保管投入费用,还丰富了街道档案信息库,真是一举三得。目前,中心已对计生等街道内设的8个部门、2个基层和34个社区的会计档案,各种门类、各种载体的档案实行管理,初步形成了集中保管、集中利用服务、集中监督指导的“三集中”工作局面,为街道档案综合管理更好地发挥“街道综合档案馆”的保管功能迈出坚实一步。
(二)突出嵌入式管理模式,完善中心服务功能
在传统档案管理与服务利用的基础上,将档案库房设在便民大厅三楼,集中保管各种门类、各种载体的档案,中心服务窗口、休闲查询区均在一楼便民大厅内。这种嵌入式的管理模式,合理布局“管”与“用”的形式,一改以往服务单一、服务能力弱的不足,为适应新农村建设、小康社区建设,促进和谐社会发展,实现档案工作的跨跃式发展,奠定了良好基础。
(三)近距离为群众提供利用服务,创新中心服务方式
档案信息服务中心,常设在街道便民服务大厅内,由原来的半封闭、单一的为机关各部门提供利用服务,向公开的、面向社区群众的多种形式的服务利用转变,满足不同类型查阅者的需求。通过丰富查询方式、提供休闲利用、实施全天候开放等措施,为社区群众随时了解相关政策信息,解决疑难问题,化解矛盾,办理相关事宜等,创造有利条件。同时,群众还可以直接通过档案信息服务中心查阅政府、街道等相关政策文件、信息,进行现场咨询。
(四)增加档案门类和数量,丰富中心服务内容
“中心”的建立,实现了对档案信息、现行公开政务信息的集中统一管理,整合了区域内的档案信息资源,使室藏档案由原来管理机关单一的文书、会计等门类,增加到将街道各职能部门形成的涉农、涉及民生等档案。同时,还将市、区、街三级的近2000多份现行已公开政策文件、法律法规、街道信息与政府公开信息有机结合,极大地丰富了中心的信息资源,形成了结构合理、内容丰富的信息库,为提高“中心”服务水平,提供有力支持。
三、广泛宣传,提升知名度
更好地发挥中心服务作用
档案信息服务中心建成后,突出解决了街道档案管理分散、档案管理重复投入、保管不规范且条件差、档案信息安全存在隐患、服务能力弱等难点,为街道档案得到更加完整系统、安全有效地保管与利用打下坚实基础。为真正发挥档案信息服务中心的服务作用,还要采取多种形式,广泛宣传,为中心的开放利用营造良好的氛围。为此,街道利用沙子口大集举行了街道便民服务大厅暨档案信息服务中心的揭牌仪式,通过现场发放宣传彩页、给居民一封信等,广泛宣传中心作用,让社区更多的群众了解中心,以提高街道档案信息中心的社会知名度。
四、认清不足,积极探索
更好地为社会主义新农村建设服务
目前嵌入式档案信息服务中心的建立在一定程度上满足了档案服务和信息化的要求,但因其还处在探索阶段,仍有不足之处,有待于在今后的档案工作中进一步改进和完善,尤其是其中人员的编制问题已成为亟待解决的重大问题。因此,建议增加街道档案人员的编制设置,配备多名专业档案人员,以此加大档案管理力度,进一步提高档案管理和服务水平,使其更好地为人民服务、为社会主义新农村建设服务。
总之,所谓嵌入式档案信息服务中心,即将档案信息服务查阅点纳入便民大厅统一管理,与社保、计生、民政、旅游、城市管理等部门同时成为便民服务窗口之一,近距离地为老百姓提供查阅利用服务,使档案服务工作更加贴近群众,更好地为社会主义新农村服务。在嵌入式档案信息服务中心的建设过程中,我们进行了积极的探索,也取得了一点成绩,将街道主要业务部门和街道经济基础薄弱的几个社区的档案接收进综合档案室统一管理,并将室藏档案全部数字化,另外在便民服务大厅设专门现行公开文件查询点,直接为老百姓提供查阅服务。这较以前传统的档案管理模式是一种质的飞跃,但我们也看到,这种嵌入式的档案管理模式还存在一定的不足,在今后的档案工作中,还需进一步完善。
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