社保档案关系参保单位和个人的切身利益,是真实记录保险经办情况的重要凭证,在保障“记录一生、服务一生、保障一生”中发挥了关键作用。档案数字化、信息化是未来档案管理工作的发展趋势。为了推进社保档案信息化建设,发挥信息化在档案管理中的积极作用,文登区社保中心通过认真调研,成立了档案工作小组,全力推动档案信息化工作的顺利开展。
业务与影像同步,
档案影像化与业务经办无缝对接
自社会保险业务经办一体化系统上线以来,按照业务环节对经办业务轨迹和业务档案进行扫描,初步形成业务经办和档案管理无缝衔接,实现档案收集整理与业务“同生同结”。在档案数字化的基础上,电子档案的一大优势是能够实现实时共享,针对办理、审核分离的业务环节可以更高效地进行协同,增强内控及监管的时效性,为经办机构及群众提供更大便利。以工伤保险业务为例,如某职工发生事故伤害,按工伤认定流程,职工所在单位需将相关材料送至经办机构,如所需材料不齐全,便要来回往返补齐。档案信息化的推广普及,突破了时间、空间的限制,使资料实时共享成为可能,用人单位不需多次往返经办机构,可在规定范围内的任何时间将相关资料扫描上传至系统以备审核,减少大量事务性负担。
历史档案数字化,
全面提高社保档案服务效率
对于年代久远的历史档案,文登区社保中心采用政府采购外包等方式,将保存的历史档案分次分批的逐步外包,全面加速档案影像化进程。以往查阅档案资料少则十几分钟,多则几个工作日,而现在,参保人只需报上个人姓名、身份证、个人参保号就可将整份影像化的档案调出,整个过程只需要一分钟左右,很大程度的提高了档案服务效率。
档案管理“双轨制”,
档案管理更规范
为进一步加强社保档案规范化管理,文登区社保中心业务档案保管实行“双轨制”管理模式,即纸质档案与影像档案并存模式。为规范管理纸质档案资料,按档案管理要求,严格实行档案库房、阅览室、办公室“三分开”,档案库房实现了“三铁”:铁门、铁窗、铁柜,逐步落实了防火、防盗、防蛀、防高温、防光、防潮等保护措施；同时,加大投入力度购入了计算机、高速扫描仪等硬件设备,对档案收集、整理、目录等环节都实行了档案影像化,用科学信息手段来提升管理水平和服务民生的能力,真正管好、用好民生档案,更好的服务于民。
通讯员 孙林丽
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