一、创建背景
办公室是一个企业主要负责人直接领导下的综合管理机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的桥梁和枢纽,推动各项工作朝着既定目标前进的中心。办公室工作综合性强,涉及面广,工作千头万绪,日常工作范围涵盖各类会议筹备、党政文件、行政管理、文件批转、会议安排、档案管理、车辆管理等众多方面,每项工作的效果、效率高低都直接影响甚至决定了其它各方面工作的正常开展甚至影响到全局,突发性和临时性的事务多,对办公室人员的素质和能力带来严峻考验。在当前快节奏、严要求、高效率工作环境下,更需要强化办公室人员的责任意识,合理调节工作节奏,提高工作效率,冷静处理各项事务,力求考虑周全、准确定位、适度掌控,避免疏漏和差错。
二、主要做法
全面实施“126以文辅政”工作模式,即“围绕一个目标”“确保两个到位”“提高六个标准”“做到五个坚持”,旨在提高企业“三服务”质量,以时间换效率、以效率出效益,助推企业高质高效发展。
一、围绕“一个目标”:就是围绕企业一个总体任务目标,精心组织、搞好服务,努力创造一流业绩。坚持“上为领导分忧、下为基层服务、中间搞好协调协作”为首要原则,把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾,合理安排,做到调研围绕中心转,协调围绕领导转,服务围绕大家转,信息围绕决策转,从而使工作目标更明确,重点更突出。
二、确保“两个到位”:一是确保协调到位。办公室作为企业的“总枢纽”、“中枢神经”,要善于统筹兼顾,广泛调动各方面的积极因素,协调处理好方方面面的关系,通过办公室这个运转枢纽,加强综合协调,形成工作合力,推动全局工作,达到理想效果。二是确保沟通到位。紧紧围绕领导决策需求,牢牢抓住“牵动全局的关键点、各级领导的关注点、社会矛盾的突出点、职工意见的集中点”,凡是领导需要及时掌握、处理的重大事项、重大问题,要当天采集,当天处理,当天上报；重要的信息要按要求尽快上报,不拖延、不迟报、不漏报,做到“当日事当日毕、日清日结”。
三、提高“六个标准”:一是要“脑活”。灵活的头脑是办公室人员的必备条件,不管是对内对外,各方各面,任何事情,都要具备全面思考的能力,准确判断的能力,灵活处置的能力。甚至于接一个电话,都有技巧。怎么问?怎么确定?怎么转达?特别是一些复杂的事情,必须具备高超的反应能力。二是要“眼亮”。办公室人员不能只往上看,只有领导,也要多向下看,有基层单位和我们的职工。不能只有主要领导,也要有其他班子,要学会眼睛发现变化,发现一些苗头,发现一些信息,这些都需要眼睛去细致观察。三是要“手勤”。文字工作是各级办公室服务大局、协调各方、发挥参谋助手作用的重要载体,办公室文秘人员要树立精品意识,努力做到报送的信息文字精练、简洁、可读性强、实用价值高,制发的公文符合政策、表述清楚、简明扼要,写作的文稿切合实际、观点新颖、既具有理论说服力,又具有实践操作性。四是要“脚快”。办公室面对的都是紧要工作,需要及时传达,内外沟通,脚一定不能放松,不仅是表现在领导这一方面,同时也表现在基层单位方面。走到基层就是调研,就是为领导掌握信息,提供决策依据。不管是事务还是材料人员,必须常下基层,熟悉各类情况,因为只有走下去,才能发现问题。五是要“心细”。不管在工作中,还是生活中,要多阅读各级各类文件、新闻报刊及各种时政书刊,多学习上级各级关于解释党的路线方针政策的重要文章刊物,广泛涉猎政治、经济、文化、科技、历史等等多方面内容的书籍,不断丰富知识,提高政策理论水平和综合辨识分析能力,为领导决策提供有建设性的意见。六是要“嘴严”。这是办公室人员最基本的要求。对于一些信息,必须做到,不该看的不看,不该问的不问,不该说的坚决不说,这是底线,也是最基本要求,更是一把利剑。要自我约束,增强标准意识,无论任何场合、任何人员,甚至包括亲属,必须做到不该说的不说。
三、取得成效
通过实施“126以文辅政”模式,有力保障了各项决策部署规范、有序、高效落地。
一是材料草拟提质增效。紧紧围绕企业大发展格局,积极参与公司改革创新创效、安全管理实施、重点工作落实、精益管理推进等重大经营管理和改革发展工作,以高质量的文稿草拟为领导提供决策服务。
二是公文办理精简规范。坚持严谨求实、细致求精,严把文件起草、审核、传阅、收发“四个”关口。发文方面,制定了“公文处理明白纸”,严格执行文件制发审核校稿机制。收文方面,坚持快收快办,健全了收文专员ab角互助制度,规范了收文台账。
三是档案文件科学管理。按照山东能源集团《关于实行企业档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度(试行)的通知》和矿业公司《关于印发<档案管理制度>的通知》工作要求,进一步修订完善了企业《档案管理制度》,形成了有章可循、照章办事的运行机制。
四是会务服务细致周到。持续提升会务标准化水平,结合工作实际制定了会务服务工作标准,进一步明确了桌椅、茶杯、话筒、桌签的摆放要求,建立完善会务用品使用登记台账,强化服务保障的精细管理,不断提升会务服务保障标准化水平。
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